Logiciel de caisse avec clôture de caisse : fermer la journée en cinq gestes
Un logiciel de caisse avec clôture de caisse compare ce que le tiroir devrait contenir à ce qu'il contient, affiche l'écart et archive la journée pour qu'elle ne puisse plus être modifiée. Sur cette requête, la moitié des résultats sont des tutoriels : la vraie question n'est pas quel logiciel choisir, c'est comment on s'y prend. Cette page répond dans cet ordre-là. C'est l'une des fonctionnalités d'un logiciel de caisse sur laquelle repose la conformité NF525.
- Compris dès 29 € HT
- Jour, mois et année
- Chaînage NF525
La clôture en quelques minutes
Comptage du fond, ventilation par moyen de paiement, écart calculé : la journée se ferme sans reprendre les tickets.
- Clôtures jour, mois et année, chaînées et horodatées
- Total par moyen de paiement, écart de caisse affiché
- Entrées et sorties d'espèces tracées
Comment faire une fermeture de caisse
Cinq gestes, dans cet ordre. Un seul n'est pas fait par le logiciel : compter le tiroir.
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Arrêter les encaissements
Aucune vente en attente ne doit rester ouverte. Les tickets mis en attente sont repris ou supprimés — sinon ils basculeront sur la journée suivante.
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Compter les espèces du tiroir
Billets et pièces, fond de caisse compris. C'est le seul geste que le logiciel ne peut pas faire à votre place.
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Saisir le compté en face du théorique
La caisse affiche ce qu'elle attend : total espèces, total carte, total chèque. Vous saisissez ce que vous avez réellement dans le tiroir.
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Lire l'écart
La différence s'affiche à l'euro près. Zéro, c'est la journée juste. Un écart, c'est une information — pas encore un problème.
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Valider la clôture
La journée est archivée, chaînée à la précédente et horodatée. Elle ne peut plus être modifiée : c'est ce que la conformité NF525 attend.
Le jour, le mois, l'année
Les dix pages relevées s'arrêtent toutes au jour. Les trois niveaux existent, et chacun signale ce qui n'a pas été fermé au niveau du dessous.
| Le niveau | Quand | Ce qu'il récapitule |
|---|---|---|
| La clôture du jour | Chaque soir | Total par moyen de paiement, fond de caisse compté, écart affiché, journée archivée et chaînée. |
| La clôture du mois | Le mois écoulé | Récapitulatif des journées du mois, ventilation par moyen de paiement. Les journées non clôturées sont signalées avant de pouvoir fermer le mois. |
| La clôture de l'année | L'exercice écoulé | Le document qu'on présente en cas de contrôle, et celui que le comptable attend en fin d'exercice. |
La clôture, d'un comptoir à l'autre
La journée ne se ferme pas sur les mêmes chiffres d'un commerce à l'autre. Chaque page dit ce que le métier attend de sa caisse.
Les questions qu'on nous pose sur la clôture de caisse
Comment faire une fermeture de caisse ?
En cinq gestes. On arrête les encaissements et on vide les tickets en attente ; on compte les espèces du tiroir, fond de caisse compris ; on saisit le compté en face du théorique affiché par la caisse ; on lit l'écart ; on valide. La journée est alors archivée, chaînée et horodatée, et ne peut plus être modifiée.
Que faire d'un écart de caisse ?
Le constater, pas le corriger. Un écart de quelques euros vient presque toujours d'un rendu de monnaie ou d'une entrée d'espèces non saisie. Hippopos garde l'écart tel quel dans la clôture : c'est la trace qui vaut, pas le chiffre rond. Le corriger à la main reviendrait à effacer l'information qui permet de comprendre d'où il vient.
Faut-il clôturer tous les jours ?
Oui, dès qu'il y a eu des ventes. La clôture journalière est ce qui ferme la période et la rend inaltérable. Une journée oubliée reste ouverte et sera signalée au moment de fermer le mois.
Peut-on clôturer le mois et l'année ?
Oui. Hippopos tient trois niveaux : le jour, le mois et l'année. Chacun récapitule le niveau du dessous, et les périodes non clôturées sont signalées avant de pouvoir fermer celle du dessus.
Les entrées et sorties d'espèces sont-elles suivies ?
Oui. Un apport de monnaie ou un prélèvement se saisit comme tel, avec son motif. Il entre dans le calcul du théorique : sans lui, chaque prélèvement apparaîtrait comme un écart.
La clôture est-elle obligatoire pour être conforme ?
La conformité repose sur l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données. La clôture est ce qui ferme une période et la rend inaltérable : sans elle, la chaîne n'est pas fermée. Le détail des quatre obligations est sur la page NF525.
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